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有关学术会议通知

来源:榕意旅游网

  一、会议前期通知

  1.定会议日期,请专家(包括嘉宾和授课专家)。

  2.拟定会议通知红头文件,包括会议介绍,主办、协办单位,会议时间、低点,是否收注册费,学分等,会议联系人等。附会议议程,参会回执。

  3.通知发放四种方式:邮件、微信H5动态网页(带报名功能)、信件、电话。

  4.应有专人通知和统计参会人员,方便会场大小准备、用餐、学分等数量限制。

  二、专家联系(专人负责)

  1.联系专家,告知会议时间以及专家授课具体时间。索要专家课件个人简历。课件用于印刷会议资料,简历用于宣传和主持人介绍。

  2.专家接送:包括往返接送,会场与酒店接送。协商完毕后,告知专家接送事宜。

  3.去酒店查看,是否有早餐等

  4.专家如果提前1天到,会议负责人应去酒店接见。

  三、会场前期准备

  1.会议资料:包括讲课PPT,厂家宣传资料,笔记本,笔。会议资料袋、胸牌。

  2.会场横幅,背景墙,展架,指引牌等

  3.根据参会人数,是否准备学分票、餐票等。

  4.会场拍照人员,合影地点(有车占用需提前预定位置)。

  5.会议当天专家就餐地点预定,参会人员就餐(盒饭、自助、围桌)

  四、会议前一天准备

  1.会场布置完毕。可准备一些背景音乐。

  2.茶歇食品、盆等,矿泉水,是否准备咖啡、茶等(备茶杯、开水)

  3.调试投影、舞台灯光控制(留工作人员电话,以防现场故障)、PPT(激光笔)、话筒(至少3个,讲者1个,主持1个,提问1个,其中1个无线麦)等。

  4.台签。上主席台的台签要准备2份,主席台1份,第一排1份。

  5.签到表、笔等

  6.人员分组:

  ①签到、注册;

  ②PPT、讲者主持台签更换

  ③茶歇

  7.嘉宾是否准备讲稿

  五、会议当天

  1.报到组:报到、注册,发放资料等,根据报到人数,反馈就餐人数,订饭。

  2.专家接待组:接待专家入场

  3.现场控制组:提前拷贝讲者PPT,主委定好主席台就坐嘉宾,排好台签顺序。

  4.开幕式结束后,集体合影。现场控制组需搬离主席台桌椅,留主持人桌椅,放讲者简介(或提前给主持人)、水等。讲台更换讲者台签。

  5.准备茶歇

  六、就餐

  1.如果是盒饭,全部人员坐于原位,工作人发盒饭,避免混乱。

  2.专家围餐需有人引导。

  会议结束后刷学分,如果人多,建议全部坐于原位,工作人员一个个走过去刷。

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