２０１５年６月 晋图学刊 Ｊｕｎ．，２０１５ ２０１５年第３期（总第１４８期） ・Ｓｈａｎｘｉ Ｌｉｂｒａｒｙ Ｊｏｕｒｎａｌ Ｎｏ．３，２０１５（Ｉｓｓｕｅ Ｎｏ．１４８） 专题研究・ 高等学校档案机构行政职能的定位研究 曹勤民 。李春娇 （１．山西大学档案馆，山西太原０３０００６；２．山西大学经济与管理学院，山西太原０３０００６） 摘要：《高等学校档案管理办法》的颁布为高等学校档案工作的发展提供了指导。但在贯彻实施过程 中，一些高等学校过分强调高等学校档案机构的业务性质，弱化甚至否定其行政职能，对高等学校档案机构 的科学发展造成了不利影响。因此，必须明确并强化高等学校档案机构的行政职能，认真学习贯彻国家档案 法律法规、将其行政职能保障制度化、加强档案行政执法检查，档案机构自身敢作敢为，从而更好地推动高等 学校档案机构的科学发展。 关键词：高等学校档案；行政职能；档案管理；档案机构 中图分类号：Ｇ２７１ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００４—１６８０（２０１５）０３—００４６—０３ 贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政 ２００８年８月２０日，教育部和国家档案局颁布 了《高等学校档案管理办法》（简称２７号令），并于 ２００８年９月１日起开始施行。２７号令的颁布实施 策，综合规划学校档案工作；拟订学校档案工作规章 制度，并负责贯彻落实”＿４］，这也是对高等学校档案 机构行政职能的规定。 有利于加快推进现代大学管理制度建设，深化高等 学校档案工作改革，提高档案服务于高等教育与社 ２高等学校档案机构行政职能弱化的原因 虽然高等学校档案机构的行政职能在法律上给 予了肯定，但在实施过程中存在行政职能弱化的现 象。究其原因，主要有两个方面： ２．１ 高校领导不够重视 有些高校领导不学习档案法律法规，凭主观认 为高校档案机构就是校长负责下的一个业务机构， 负责档案的保管和利用；或者是有些高校领导明知 道高校档案机构有行政职能，而不给予其行政监督 指导的权力，这样就使得高校档案机构业务性质明 显，行政职能弱化。 ２．２高校档案机构对自身认识不足 会经济发展的能力和水平，是我国高等学校档案工 作发展史上的重要里程碑。＿ｌ 但在贯彻实施过程 中，一些高等学校过分强调高等学校档案机构的业 务性质，弱化甚至否定其行政职能，使其不能对本校 及所属单位文件的形成、积累、归档工作进行监督指 导，从而对全面贯彻实施２７号令、推动高等学校档 案工作的科学发展造成了不利影响。因此，应当明 确并切实强化高等学校档案机构的行政职能。 １ 高等学校档案机构的行政职能有法可依 《档案法》第７条明确规定：“机关、团体、企业 事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人 员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工 作实行监督和指导”¨２ｊ。由此可以看出，高等学校 档案机构不仅具有业务性质，而且还具有行政职能。 长期以来，高校档案机构处于高校机构设置的 边缘位置，有些高校档案机构仅限于档案的收集、查 阅等，忽略了档案的宣传、指导、监督等工作，把自己 定位为保管者，而不是管理者。 因此，高校档案机 构要对自身重新定位。 ３ 明确和强化高等学校档案机构行政职能的意义 １９８９年颁布的《普通高等学校档案管理办法》 第６条规定：“高等学校档案馆属事业单位档案馆。 它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保 存和提供利用本校档案的科学文化事业机构” 。 这是对高等学校档案机构行政职能和保管利用职能 的肯定。 ２７号令也规定“高校档案机构的管理职责包括 ４６ 明确和强化高等学校档案机构的行政职能是很 必要的，不是可有可无的。“高校档案工作是高等 学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳 入学校整体发展规划” ６］，而只有明确和强化高等 ２０１５年６月 晋图学刊 Ｊｕｎ．，２０１５ ２０１５年第３期（总第１４８期） Ｓｈａｎｘｉ Ｌｉｂｒａｒｙ Ｊｏｕｒｎａｌ Ｎｏ．３，２０１５（Ｉｓｓｕｅ Ｎｏ．１４８） 学校档案机构的行政职能，高等学校档案机构才能 对高校档案工作进行统筹规划、组织协调，对高校档 及档案管理在学校未赋予监督、检查和指导职能情 况下，与己无关。由此不难看出，明确并强化高等学 案形成单位和个人进行有效监督和指导，从而促进 高等学校档案工作的科学发展。具体而言：第一，有 利于高等学校档案工作的全面、健康发展。高等学 校档案工作是高等学校整体工作的一个组成部分， 而不仅仅是档案馆或者综合档案室保存和提供利用 校档案机构的行政职能是高等学校档案工作科学发 展的需要，是高等学校全面发展的需要，绝不是高等 学校档案机构为己私利而争权。 ４ 明确和强化高等学校档案机构行政职能的措施 明确和强化高等学校档案机构的行政职能单纯 靠口头呼吁是无法实现的，要在思想和行动上做出 学校档案的工作。高等学校各种门类和载体形态的 档案是由学校各部门形成的，各部门设有档案分室 或者配备档案工作人员负责管理各自形成的档案， 多数都要按照规定向高校档案机构移交。高等学校 档案工作是一个完整的体系，需要一个机构对整体 体系的运转进行统筹规划、组织协调、监督和指导。 根据《档案法》、《档案法实施办法》和２７号令的规 定，这个统筹规划、组织协调、监督和指导的机构是 高等学校的档案机构。高等学校不仅应当建立自己 的档案机构一一档案馆或者综合档案室，而且应当 赋予国家档案法律法规所规定的行政职能，保证其 依法行使，确保高校档案工作的有效运转和健康发 展，提高高校档案工作的整体水平。第二，有利于对 高等学校文件、资料的形成、积累、归档、移交进行监 督和指导，不断为高等学校积累和丰富档案资源，维 护高等学校的历史面貌，全面地为高等学校的发展 提供服务。高等学校档案机构是高等学校永久保管 档案的基地和各方面利用档案的中心，是高等学校 历史的守护者，必须齐全、完整地保存高等学校各部 门和所属机构形成的各种门类和各种载体的档案。 虽然包括２７号令在内的国家档案法律法规规定了 高等学校文件材料的归档范围和要求，高等学校又 制定了归档制度，但不少高等学校档案机构保存的 档案不齐全、不完整的现象却普遍存在。根本原因 在于档案形成单位和个人或因缺乏档案意识而使文 件材料散失、损毁而无所归档，或因强调自己利用方 便而拒绝向档案机构移交归档，而档案机构又未被 明确赋予对文件材料形成、积累、移交和档案管理的 监督、检查和指导的职能及为行使这些职能提供保 证，只能是形成单位和个人移交什么就接收什么，移 交多少就接收多少。所以，为了高等学校完整地保 存档案，维护学校历史面貌，满足各方面利用档案需 求，应当明确并强化高等学校档案机构的行政职能。 综上，如果高等学校档案机构仅仅作为“保存 和提供利用学校档案的专门机构”，那么只要保管 好和开发利用好收藏的档案就尽到了自己的本分， 学校各部门和所属机构文件材料的形成、积累、归档 改变。不仅高等学校档案机构要转变观念，学习贯 彻法律法规，切实履行职能，而且高等学校校领导及 相关部门要给予制度保障，加强执法检查与监督。 具体来说：第一，认真学习和贯彻执行国家档案法律 法规。国家档案法律法规授权高等学校档案机构对 学校各部门和所属机构的文件形成、积累、归档和档 案工作进行监督和指导的规定是很明确的，一些高 等学校因档案机构是业务性质而不赋予这样的行政 职能，是因为不学习、不知道国家档案法律法规有这 方面的规定，或者是依法办事的意识不强，明知国家 档案法律法规规定也不赋予档案机构行政职能。所 以，高等学校要明确和强化档案机构的行政职能，高 等学校的领导和机构编制管理部门首先应当认真学 习国家档案法律法规，坚决贯彻执行国家档案法律 法规。不仅要学习和贯彻执行２７号令，更要学习和 贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》，把国家档 案法律法规赋予高等学校档案机构的行政职能落到 实处。第二，把档案机构的行政职能及其行使保障 制度化。明确认识到了高等学校档案机构有法定行 政职能，并不等于高等学校各部门、所属机构和广大 师生员工就都会自觉地执行国家档案法律法规，接 受档案机构对文件材料形成、积累、归档、移交工作 和档案工作的监督、检查和指导，这就需要高等学校 用制度把档案机构的行政职能固定下来，严格监督 实施。高等学校不仅要在按规定制定的《高等学校 档案管理办法实施细则》中把２７号令、《档案法》和 《档案法实施办法》规定的档案机构的行政职能的 内容写进去，还应当写进学校其他有关规章制度以 及机构编制文件之中，表示学校对档案机构行政职 能的明确定位，使档案机构行使对文件形成、积累、 归档、移交和档案工作的监督、检查和指导职能不仅 有国家档案法律法规为依据，而且有本校的规章制 度为依据，从而敢做敢为，推动全校档案工作的科学 发展。第三，进行以包括高等学校档案机构行政职 能落实情况在内的档案行政执法检查。教育行政主 管部门应当联合档案行政管理部门，对高等学 ４７ ２０１５年６月 ２０１５年第３期（总第１４８期） 晋图学刊 Ｊｕｎ．，２０１５ Ｓｈａｎｘｉ Ｌｉｂｒａｒｙ Ｊｏｕｒｎａｌ Ｎｏ．３，２０１５（Ｉｓｓｕｅ Ｎｏ．１４８） 校贯彻执行２７号令及《档案法》和《档案法实施办 法》的情况进行检查，督促未明确档案机构行政职 高等学校档案机构在高等学校不断发展的过程 中扮演着重要的角色，它维护着高等学校的历史面 貌，为教学、科研和管理提供着利用服务。但在完成 业务工作过程中会受到各方面阻碍，对高等学校的 科学发展造成了不利影响。而只有明确和强化高等 学校档案机构的行政职能，才能使高等学校档案机 构发挥其应有的作用，促进高等学校的全面发展。 参考文献： ［１］ 马仁杰，张浩．我国高校档案工作发展史上的重要 里程碑——评新颁布的《高等学校档案管理办法》［Ｊ］．档案 学通讯，２００９（２）：１２—１４． 能的高等学校尽快明确，并为档案机构行使行政职 能提供组织和制度保证。第四，高等学校档案机构 必须在履行行政职能上敢于作为，有所作为。部分 高等学校档案工作不能全面、协调、快速发展，有的 与学校未明确档案机构行政职能，档案工作缺乏应 有的监督、检查和指导有关，有的则与档案机构在监 督、检查和指导上不敢作为或者无所作为有关。明 确和强化行政职能，不仅是高校领导和有关部门的 责任，也是档案机构的事情。在学校未明确或未提 供行使保证之前，档案机构应当积极争取；在学校已 经明确并提供相关保障之后，档案机构在全校文件 形成、积累、归档、移交工作和档案工作的监督、检查 和指导上就要敢于作为，有所作为。相反，畏首畏 尾、不敢对文件形成、积累、归档、移交工作和档案工 作进行监督和指导，对存在的问题不敢督促整改，甚 至对监督和指导工作根本不闻不问，档案机构就要 ［２］《中华人民共和国档案法》，第六届全国人民代表大会 常务委员会第二十二次会议，１９８７—０９—０５． ［３］ 《普通高等学校档案管理办法》，中华人民共和国国家 教育委员会令第６号，１９８９—１０—１０． ［４］ 《高等学校档案管理办法》，中华人民共和国教育部、 国家档案局令第２７号，２００８—０８—２０． ［５］ 翟 红．探析档案行政职能弱化的成因及应对策略 ［Ｊ］．北京档案，２０１１（１）：３４—３５． 承担有法不依、执法不严的责任。所以，明确和强化 高等学校档案机构的行政职能，高等学校档案机构 也应当勉力而行。 ［６］ 《高等学校档案管理办法》，中华人民共和国教育部、 国家档案局令第２７号，２００８—０８—２０． Ｓｔｒｅｎｇｔｈｅｎｉｎｇ ｏｎ ｔｈｅ Ａｒｃｈｉｖｅ ＩｎｓｔｉｔｕｔｉＯＩｌＳ’Ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｖｅ Ｆｕｎｃｔｉｏｎｓ ＣＡＯ Ｑｉｎ—ｍｉｎ ．ＬＩ Ｃｈｕｎ—ｊｉａｏ。 （１．Ａｒｃｈｉｖｅｓ ｏｆＳｈａｎｘｉ Ｕｎｗｅ￣ｉ＠，Ｔａｉｙｕａｎ ０３０００６，Ｃｈｉｎａ；２．Ｓｃｈｏｏｌ ｆＭａｎｏａｇｅｍｅｎｔ ｏｆＳｈａｎｘｉ Ｕｎｉｖｅ￣ｉｔｙ，Ｔａｉｙｕａｎ ０３０００６，Ｃｈｉａ）ｎ Ａｂｓｔｒａｃｔ：”Ｔｈｅ Ｗａｙｓ ｏｆ Ｆｉｌｅｓ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｉｎ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ”ｐｒｏｖｉｄｅｓ ｇｕｉｄａｎｃｅ ｆｏｒ ｔｈｅ ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ ｏｆ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ ａｒ－ ｃｈｉｖａｌ ｗｏｒｋ，ｂｕｔ ｉｎ ｔｈｅ ｉｍｐｌｅｍｅｎｔａｔｉｏｎ ｐｒｏｃｅｓｓ，ｓｏｍｅ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ ｏｖｅｒｅｍｐｈａｓｉｚｅ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ ａｒｃｈｉｖｅ ｉｎｓｔｉｔｕｔｉｏｎｓ’ ｎａｔｕｒｅ ｏｆ ｏｐｅｒａｔｉｏｎ，ｗｅａｋｅｎ ｏｒ ｅｖｅｎ ｄｅｎｙ ｉｔｓ ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｖｅ ｆｕｎｃｔｉｏｎｓ．Ｉｔ ｈａｓ ａ ｂａｄ ｅｆｆｅｃｔ ｔｏ ｔｈｅ ｓｃｉｅｎｔｉｆｉｃ ｄｅｖｅｌｏｐ— ｍｅｎｔ ｏｆ ｔｈｅ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ ａｒｃｈｉｖｅ ｉｎｓｔｉｔｕｔｉｏｎｓ．Ｔｈｅｒｅｆｏｒｅ．ｗｅ ｍｕｓｔ ｃｌａｒｉｆｙ ａｎｄ ｓｔｒｅｎｇｔｈｅｎ ｔｂｅ ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｖｅ ｆｕｎｃｔｉｏｎｓ ｏｆ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ ａｒｃｈｉｖａｌ ｉｎｓｔｉｔｕｔｉｏｎｓ，ｃｏｎｓｃｉｅｎｔｉｏｕｓｌｙ ｓｔｕｄｙ ａｎｄ ｉｍｐｌｅｍｅｎｔ ｔｈｅ ｌａｗｓ ａｎｄ ｒｅｇｕｌａｔｉｏｎｓ ｏｆ ｔｈｅ ｎａｔｉｏｎａｌ ａｔ－ ｃｈｉｖｅｓ，ｉｎｓｔｉｔｕｔｉｏｎａｌｉｚｅ ｔｈｅ ｐｒｏｔｅｃｔｉｏｎ ｏｆ ｉｔｓ ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｖｅ ｆｕｎｃｔｉｏｎｓ，ｓｔｒｅｎｇｔｈｅｎ ｔｈｅ ｃｈｅｃｋ ｏｎ ａｒｃｈｉｖｅｓ ｌａｗ ｅｎｆｏｒｃｅ— ｍｅｎｔ．Ｉｆ ＳＯ，ｉｔ ｃａｎ ｂｅｔｔｅｒ ｐｒｏｍｏｔｅ ｔｈｅ ｓｃｉｅｎｔｉｆｉｃ ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ ｏｆ ｔｈｅ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ ａｒｃｈｉｖａｌ ｉｎｓｔｉｔｕｔｉｏｎｓ． Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ：ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ ａｒｃｈｉｖｅｓ；ａｄｍｉｎｉｓｒａｔｔｉｖｅ ｆｕｎｃｔｉｏｎｓ；ａｒｃｈｉｖｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ；ｒｃｈｉａｖｅ ｉｎｓｔｉｔｕｔｉｏｎｓ 作者简介：曹勤民（１９６４一），女，硕士，山西大学档案馆馆长，副研究馆员；李春娇（１９９０一），女，山西大 学２０１３级档案学专业硕士研究生。 收稿日期：２０１４—１０—１０ ４８
