记录控制程序
FDNY/CX-02
编制：安环部组织
发 布：2013-10-05 实 施：2013-10-06 版本号：A 分发号：
审核：陈庆荣 批准: 项炳和
1、 目的
对本公司QES管理体系运行的有关记录及档案进行控制和管理, 用于证实 符合QES管理体系标准以及公司的QES管理体系所实现的结果。 2、 适用范围
适用于本司与QES管理体系有关的所有记录的管理。 3 职责
3.1 安环部在各部门协助下，负责记录控制的归口管理。 3.2 各部门负责本部门记录的控制工作。 4 工作程序 4.1 填写与收集
4.1.1 各有关作业人员，应及时正确填写记录，并保持清晰，签名应签全名，不得使用铅笔书写，如因笔误需修改时，应以划改方式进行。 4.1.2 各部门应按固定的时间间隔收集并审批记录的确切性与完整性。 4.2 标识
4.2.1 记录的标识一般包括：
(a)记录全名 (C)记录编号，包括表码及流水号
4.2.2 记录应能识别涉及的产品或作业，并且能显示发生的时间、填报者或审核者。 4.3 编目
为便于查找与追溯，收集保管部门应将记录分类，必要时按适当的时间段装订成册并加封面，封面标注名称、编号、时间段等。 4.4 归档
各部门应当对本部门的记录分类依次序入档保存，必要时入档记录登记在《记录清单》内，以备日后查索。 4.5 查阅依以下程序实施：
4.5.1 需查阅记录时，应经部门负责人同意，向兼职档案员办理借阅
Page 1 of 2
手续；
4.5.2 借出的文件应维持其整洁和完整性，不得在其内涂划，并安全存放。非经允许不得拆卸、复印、外借，使用完应当天归还； 4.5.3 兼职档案管理员应仔细检查无误后，归位。 4.5.4 依照事前约定，顾客可借阅与其产品有关的记录。 4.6 保管与处理
4.6.1 记录的存放应置于适当环境场所，以避免损坏、丢失。 4.6.2 记录于保存期限终了后，可以销毁或继续保存。销毁应由保管部门填写《文件资料销毁登记表》，经本部门负责人批准后实施。 4.7 其它
4.7.1 各部门主管应监督本部门记录作业活动，并不定期抽查档案以查核其符合本程序作业要求的程度。 4.7.2 各部门主管应确保记录的保持。
4.7.3 各部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，新记录格式经相关部门负责人签字确认后实施。
4.7.4 安环部应负责对各部门记录的活动进行监督指导。 4.8 保存期
各类记录保存期见《记录清单》。 5 引用文件 《文件控制程序》 6 相关记录 《记录清单》
《文件资料销毁登记表》
Page 2 of 2
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容