根据相关规章，用人单位应该在劳动合同规章期限的30天前，把终止或续订劳动合同的意向，用书面形式告知劳动者，并与员工协商办理终止或续订劳动合同的手续。用人单位与劳动者续订劳动合同，应按正常程序办理，不可简化。用人单位把握好确定劳动合同到期的时间、讨论续订劳动合同意向的时间，以及做出决定的时间，确保符合上述时间规章。,法律依据,《中华人民共和国劳动合同法》第四十条 有下列情形之一的，用人单位提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月薪资后，可以解除劳动合同：
(一)劳动者患病或者非因工负伤，在规章的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作的；
(二)劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；
(三)劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经用人单位与劳动者协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的。
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