海典操作流程

计算机信息系统操作规程

1．目的：为了规范计算机信息系统操作管理

2．依据：《药品经营质量管理规范》（2012年）及附录（二）

3．范围：计算机系统的操作使用管理

4．内容：

4.1职责：

4.1.1质管部依据各岗位的质量职责和岗位操作规程，制定或审核各岗位相关人员操作权限。

4.1.2信息部设定相关人员的权限和密码。在人员调动和调整时应锁定权限和密码。

4.1.3各部门依据权限进行本部门和岗位进行操作。并保管好自己的密码，不得相互借用，否则因此发生的越权、越岗操作行为负全责。

4.1.4办公室负责各部门及岗位配置，负责人员的调配。

4.2操作

4.2.1打开计算机。

1

4.2.2打开管理软件信息系统，输入用户名和密码。

4.2.3进入对应操作界面。

4.3首营企业审批

4.3.1路径：质量管理-首营供应商

4.3.2说明：第一次和供应商合作，要做首营供应商，审核后，才能转为正式供应商。

功能按钮说明：

• 【生效】：生效首营供应商。

• 【作废】：将未生效的供应商作废，作废后不能再使用。

• 【转供应商】：将生效的首营供应商转为正式的供应商。

2

• 【许可证】：有许可证号、生产范围、生产地址等信息。根据供应商真实信息进行填

写。

4.3.3界面浏览：

首营供应商生

成方式，是在首营供应商页面添加。 状态：分为未审核、生效、作废三种状态，根据用户对单据的操作更改。 【填报部门】：录入首营供应商资料的部门。 【批审日期】：生效日期。 【转正日期】：转为供应商的日期。 【供应商编码】：不可输入，转为供应商时系统自动生成。 【企

业类型】：分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。 【采购员意见】、【采购中心意见】、【质量部经理意见】等信息，有权限的人员才能进行操作。4.3.3操作：

4.3.3.1点击【添加】，输入首营供应商信息。

3

• 必填项：供应商名称、企业类型、区域、采购员意见、审核员意见审核人、采购中心

意见、质量部经理意见、采购经理意见。

4.3.3.2输入完成后点击【保存】。

• 未审核状态的单据能修改信息。

4.3.3.3审核：采购—质管—质量负责人

4

【说明】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。 4.3.3.4查找出需要审核的单据，点击【生效】。

• 审核后的单据不能再进行修改操作。

• 审核后，单据状态为生效。

4.3.3.5转供应商：【说明】：将生效的首营供应商转为供应商。

5

• 生效后的首营供应商才能转为供应商。已经转为正式供应商的首营供应商不能再转。

4．4首营品种 4。4.4.1【路径】：质量管理-首营品种 4.4.2【说明】：第一次购进的商品，要做首营品种审批，审核后，才能转为正式商品。

功能按钮说明

• 【生效】：生效首营品种。

• 【作废】：将未生效的首营品种作废，作废后不能再使用。

• 【转商品信息】：将首营品种转为正式的商品。

4.4.3界面浏览：

6

• 首营品种生成方式，是手动录入信息。

字段讲解：

• 【编号】：保存信息时系统自动生成。

• 【单据状态】：分为未审核、生效、作废三种状态，根据用户对单据的操作更改。

• 【填报部门】：录入首营品种资料的部门。

• 【商品编号】：有两种生成方式，一种是手动输入，一种是保存信息时系统自动生成。

• 【品名】：厂商所给药品的名字。

• 【首营品种类型】：分为新品种、新规格、新剂型等类型。

• 【化学名】：例如：“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”，那么化学名叫“氨酚伪麻

美芬片”。

7

4.4.4操作：点击【添加】，输入商品信息。

• 必填项：供应商、品名、生产企业、质检分类、剂型、失效天数 、产地、申请原因、

采购部意见、采购经理意见、质量部经理意见、质量负责人。

输入完成后点击【保存】。

• 未审核状态的单据能修改信息。

8

审核：审批完成后，点击【生效】，【说明】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。

• 审核后的单据不能再进行修改操作。

• 审核后，单据状态为生效。

转商品信息：入基础数据库 ，将生效的首营商品转为正式商品。

9

• 生效后的首营商品才能转为商品信息。

• 已经转为正式商品的首营商品不能再转。

注：在没有首营商品的情况下是否能直接在商品资料中新增商品。在【系统设置】-【系统参数设置】中设置，参数名称：若没有首营审批表是否能新增商品或供应商。

4.5客户资质审批表

4.5.1【路径】：质量管理-客户资质审批表

4.5.2【说明】：第一次合作的客户，要做首营客户，审核后，才能转为正式客户。功能按钮说明

• 【生效】：生效客户。

• 【作废】：将未生效的客户作废，作废后不能再使用。

10

• 【转客户】：将客户资质审批表中审核后的客户转至客户资料中。

4.5.3制作：点击【添加】，录入客户信息。

• 必填项：填报日期、客户名称、客户编号。所有信息按客户真实信息进行填写。输入完成后点击【保存】。

• 未审核状态的单据能修改信息。

11

审核：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。点击【生效】。

• 审核后的单据不能再进行修改操作。

• 审核后，单据状态为生效。

转客户：点击【转客户】。【说明】：将客户资质审批表中审核后的客户转至客户资料中。

• 生效后的客户资质审批表才能转至客户档案中。

12

• 已经转为正式商品的首营商品不能再转。

4.6基础资料：

4.6.1商品资料是所有业务数据的基础 4.6.1.1【说明】：主要用于维护商品信息，供应商信息等资料的模块。

4.6.1.2【路径】：基础资料->商品资料

• 商品资料分为基本资料、扩展信息、自定义分类、价格信息、货位设置几个模块。

• 点击页面上的【添加】后，才能开始添加商品。

• 使用查询功能查看已录入系统的商品。

【说明】：药品的名称、生产企业、条形码等基本资料。

4.6.1.3基本信息

13

• 必填项：商品编号、条形码、商品名称、商品产地、商品规格、销项税率。

• 有过销售记录的商品不能更改商品性质。

字段讲解：

• 【商品编码】：商品在系统中的标识。在【系统设置】--【系统参数设置】中能控制

商品编码长度以及是否生动生成商品编码。

• 【商品状态】：分为作废和使用两种，为下拉选项。录入至系统的商品不能进行删除，

设置作废后，商品不能进行正常开展采购、销售业务等操作。

• 【商品性质】：分普通商品、捆绑销售商品、联营商品三种。为下拉选项。默认为普

通商品。

• 【经营方式】：分购销、代销、联营三种，为下拉选项。默认为购销。

• 【条形码】：厂商在药品出厂时给药品设置的编码。手动录入商品条形码或使用条码

14

扫描器录入系统。一个商品资料能录入多个条码，使用逗号“，”隔开。

• 【商品名称】：厂商所给药品的名字。（例如：“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”那

么在商品名称处可以填写“氨酚伪麻美芬片（白加黑）”）

• 【助记码】：商品名称每一个字的第一个字母，输入商品名称后自动生成助记码。便

于用户检索商品。

• 【商品产地】：商品的生产地。

• 【相近商品】：当前录入药品性质相似的药品。（输入商品编号，已逗号“，”隔开）

• 【标准单位】：药品的单位，默认为盒。

• 【中包装量】：商品一个中包装含有多少个标准单位。（如：一条安比仙有5盒，则中

包装数为5。）

• 【拆零属性】：设置商品是否能拆零销售。分不可拆零、可拆零销售、可整条销售三

种。

• 【销项税率】：销项税是里面的一项，卖出药品需计算销项税，通常有17%、

13%和0税率三种。为下拉选项。

• 【采购状态】：商品是否能采购。分正常采购、停止采购两种方式，默认为正常采购。

停止采购后，将不能自动生成采购计划。商品能继续销售。不能在商品资料中修改商品采购状态， 需要在【采购入库】--【停止恢复采购单】中做单据控制采购状态。

15

• 【销售状态】：商品是否能销售。分为正常销售与停销两种状态。不能在商品资料中

修改商品销售状态，需要在【质量管理】--【停止恢复销售单】中做单据控制销售状态。

4.6.1.4扩展信息

【说明】：药品的商标、批准文号、注册证号等信息。

字段讲解：

• 【商标】、【主要成分】、【批准文号】、【化学名称】等字段按商品信息填写。

• 【采购员】：该药品由哪位采购员进行采购。

4.6.1.5自定义分类

【说明】：药品的分类。按功能主治、按剂型、经营范围分类。可以设定特定条件。

16

• 选择自定义分类后，方便于一些报表的查看，与查询药品。

• 带“*”号的字段为必填项。在【系统设置】--【类别组】中设置类别是否为必填项。

4.6.1.6价格信息

• 价格录入并保存后，不能修改商品价格。只能在【价格管理】--【调整售价单】中做

单据调整售价、在【价格管理】--【调进价单】中做单调整商品进价。

• 在存在多个价格组的情况下，可以根据不同的组，给予不同的价格。

17

• 必填项：初始进价或最新进价、零售价。

货位设置

【说明】：药品在仓库中的摆放位置

：• 填写完商品信息后，点击【保存】。

• 修改商品信息点击页面上的【修改】。

• 功能按钮说明查看基本操作 4.6.2供应商信息

4.6.2.1【路径】：基础资料->供应商信息

功能按钮说明：

18

• 【浏览】：浏览所有供应商。

• 【明细】：查看当前选中供应商明细。

• 【屏蔽作废】：勾上该选项后，查询所有供应商时，不显示已作废的供应商。

• 【委托范围】： 控制供应商销售药品范围。

• 【经营范围】：当前供应商经营药品范围，分为普通药品和中药饮片。

• 【可供品种】： 在供应商处有过购进记录的商品，自动记录至可供品种。

• 【结算部门对应】： 一个供应商能有多个结算部门。

• 【对应分类】： 供应商对应组（例如：区域）

• 【供应商证照】： 根据供应商证照信息，入库时，判断供应商对应的商品证照是否过

期

19

• 【链接】：在各个模块之间进行链接，举例说明它的使用方式，当我们进入商品信息

模块并查询到某个商品的信息时，通过链接功能我们可以进入其它模块以便查询到该商品入库，批发销售，调价等业务情况。

4.6.2.2界面浏览：

字段讲解：

• 【编码】：供应商在系统中标识。有手动录入与自动生成两种方式。（在【系统设置】

--【系统参数设置】中能控制供应商编码长度。参数名称：供应商编码长度）

• 【结算部门】：一个供应商能有多个结算部门。（在【基础资料】-【供应商结算户清

单】中维护结算部门）

• 【类型】：分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。

• 【注册地址】：供应商注册地址。

20

• 【付款方式】：有月结、到货付款、代销等多种结款方式，为下拉选项。

• 【是否进货审批】：有是和否两种选项。选择是，在该供应商处购进药品时，需要先

做进货审批单。

• 【地区】：供应商所在地区。

• 【在途天数】：药品配送天数。

• 【纳税类型】：分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。

• 【应付款单元】：结款时，是按单品，还是单据进行结款。分按单品管理和按单据管

理两种选项。

• 【资信天数】：付款天数。在规定时间内没有结完款，不能再下订单。

• 【信用额度】：欠款超过输入额度，不能再下订单。

• 【我方采购员】：为下拉选项。

• 【状态】：分正常、作废、停止采购、停止结款四种状态。

4.6.2.3点击【添加】，输入供应商信息。

21

• 必填项：编码、名称、类型、付款方式、是否进货审批、纳税类型、应付款单元、我

方采购员。

• 类型、付款方式、是否进货审批、地区、纳税类型、应付款单元、信用额度、结款卡、

状态、初始创建人、创建时间字段都有初始值。

• 根据供应商真实信息填写。

4.6.2.4点击【保存】。

22

4.6.2.5委托范围：【说明】：控制供应商销售药品范围。在页面，点击【委托范围】。

设置了委托范围后，不在委托范围内的商品不能购进。（在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。参数名称：供应商没有设置委托范围时是否控制）

点击【插入】，添加类别。

23

• 【类别组】：自定义分类，调用商品资料自定义分类信息，为拉下选项。（类别组在【系

统设置】-【类别组】中设置）

• 【类别代码】：分全部和多选两种，对应所选类别组。（例如：类别组为“按要货方式

分类”，“按要货方式分类”有采购与自报两种方式，选择多选，可以选择其中一种，也可以全选。类别名称在【系统设置】-【类别定义】设置）

• 【证照设置名称】：不同的商品类别有不同证照。（在【质量管理】-【供应商证照设

置】中设置供应商证照）

• 【商品编码】：默认为全部。（也可以输入商品编码，按回车，录入商品，一条记录只

能录入一个商品。）

• 【插入】：新增一条记录。

• 【删除】：删除选中记录。

24

• 【保存】：保存新增记录。

• 【取消】：取消当前操作。

4.6.2.6经营范围：【说明】：当前供应商经营药品范围。在页面，点击【经营范围】。

• 在修改状态下才能选择经营范围。（进行勾选）

• 修改后点击【保存】。

• 设置了经营范围后，不在经营范围内的商品不能购进。（在【系统设置】-【系统参数

设置】中设置参数。参数名称：客户或供应商业务品种超经营范围的处理方式）

4.6.2.7可供品种：【说明】：在供应商处有过购进记录的商品，自动记录至可供品种。

25

4.6.2.8结算部门对应：【说明】：一个供应商能有多个结算部门。点击【结算部门对应】。

点击【插入】，添加结算户。

26

• 在结算编号处输入结算户编号，按回车，系统自动带出结算户名称。• 状态：分为正常和停用两种状态。

• 根据结算户信息填写。

• 一个供应商能有多个结算部门。

• 【插入】：新增一条记录。

• 【删除】：删除选中记录。

• 【保存】：保存新增记录。

• 【取消】：取消当前操作。

注：结算户在【基础资料】-【供应商结算户清单】中设置。

27

对应分类：【说明】：供应商对应类别。在供应商明细页面，点击【对应分类】。

选择分类，点击【保存】。

• 类别组自动调用【系统设置】-【供应商类别组】中的数据。

• 类别名称调用【系统设置】-【供应商类别】中数据，根据供应商情况进行选择。28

4.6.2.9供应商证照：【说明】：根据供应商证照信息，入库时，判断供应商对应的商品证照是否过期。

在供应商明细页面，点击【供应商证照】。

• 证照管理自动调用【质量管理】-【供应商证照设置】中的数据。

• 可输入项：证照号、证照效期、自定义控制类别、认证范围。

• 只有在修改状态下才能输入数据。

• 是否控制字段如果为否，自定义控制类别字段不能输入。

4.6.3供应商结算户清单：【路径】：基础资料->供应商结算户清单。

29

• 【浏览】：查看所有结算户。

• 【明细】：查看选中结算户明细。

字段讲解：

• 【编号】：供应商在系统中标识。有手动录入与自动生成两种方式 ，保存时自动生成。

• 【类型】：分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。

• 【付款方式】：有月结、到货付款、代销等多种结款方式，为下拉选项。

• 【地区】：结算户所在地区。

• 【在途天数】：药品配送天数。

• 【纳税类型】：分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。

30

• 【应付款单元】：结款时，是按单品，还是单据进行结款。分按单品管理和按单据管

理两种选项。

• 【资信天数】：付款天数。在规定时间内没有结完款，不能再下订单。

• 【信用额度】：欠款超过输入额度，不能再下订单。

• 【我方采购员】：为下拉选项。

4.6.4客户档案

4.6.4.1【路径】：批发功能-客户档案

4.6.4.2【说明】：需要向批发商购进药品的客户。

字段讲解：

31

• 【客户编码】：客户在系统中的标识。有手动录入与自动生成两种方式。（在【系统设

置】--【系统参数设置】中能控制客户编码长度。参数名称：客户编码长度）

• 【客户类型】：有批发公司、卫生院、合作医疗室、零售连锁、社会药店、医院等多

种类型，为下拉选项。

• 【销售片区】：为下拉选项。

• 【纳税类型】：分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。

• 【资信天数】：付款天数。在规定时间内没有结完款，不能再下订单。

• 【信用额度】：欠款超过输入额度，不能再下订单。

• 【信用控制】：控制资信天数与信用额度字段是否生效。

• 【建档区域】：默认为当前区域。

4.6.4.3新增客户：点击【添加】，输入客户信息。

32

• 必填项：客户名称、客户类型、销售片区、纳税类型。

• 根据客户真实信息填写。

4.6.4.4完成后点击【保存】。

部门业务员：【说明】设置当前客户对应的部门、业务员、付款方式。点击【部门业务员】。

33

点击【插入】，输入信息。

• 【部门】：调用【人力资源】-【部门设置】中的数据。

• 【业务员】：维护在系统中的用户。

• 【价格组】：调用【系统设置】-【批发价格组】中的数据。

34

• 【付款方式】：有月结、货到付款、预付款、现款多种付款方式。

点击【保存】，保存信息。保存后的信息能进行删除、修改。

客户子项目：选择客户后，点击【客户子项目】。

点击【插入】，输入信息。

35

• 子项目的数据来源于【批发功能】-【客户子项目清单】，输入子项目的编号后，自动

调出子项目名称。

点击【保存】，保存信息。保存后的信息能进行删除

对应分类：【说明】：客户对应的类别。选择客户后，点击【对应类别】。

36

输入信息，点击【保存】。

• 类别组自动调用【系统设置】-【客户类别组】中的数据。

• 类别名称调用【系统设置】-【客户类别】中数据，根据客户信息进行选择。37

4.6.4.5客户证照：【说明】根据客户证照信息，入库时，判断客户对应的商品证照是否过期。

选择客户后，点击【修改】，输入证照信息。

• 客户证照中的信息调用【质量管理】-【客户证照设置】中的数据。

• 可输入项：发证机关、证照号、证照效期、自定义控制类别、认证范围。

• 只有在修改状态下才能输入数据。

• 是否控制字段如果为否，自定义控制类别字段不能输入。

• 完成后点击【保存】。

经营范围：【说明】当前客户经营药品范围。选择客户后，点击【修改】，输入经营范

38

围。

• 在修改状态下才能选择经营范围。

• 修改后点击【保存】。

• 设置了经营范围后，不在经营范围内的商品不能购进。（在【系统设置】-【系统参数

设置】中设置参数。参数名称：客户或供应商业务品种超经营范围的处理方式）

客户子项目清单【路径】：批发功能-客户子项目清单

• 【说明】：一个客户能同时存在多个子项目。可以根据子项目进行销售与结算。

39

新增子项目：点击【添加】，输入子项目信息。

输入完成后点击【保存】。

40

• 保存后能进行修改。 注：客户档案中调用客户子项目。

4.7采购：采购入库---采购计划---订货单

4.7.1采购计划：【路径】采购入库->采购计划。【说明】根据现有的库存量跟商品的销售情况制定采购计划

• 【自动生成】：根据门店商品的上下限判断商品是否需要补货，由此自动生成的配送

申请单。

• 【转订货单】：将采购计划转为订货单。（采购部需要向供应商订货所制作的订货单）

• 【相近商品】：与选中商品相近的商品。（在商品资料中设置商品的相近商品）

字段讲解:

• 【商品编号】、【品名】、【规格】等信息为商品基本信息，调用商品资料中数据。

41

• 【计划量】：商品采购数量。

• 【在途数量】：在送往仓库过程中的商品数量。系统是否计算在途数量，在【系统设

置】--【系统参数设置】中设置。 参数名称：采购计划在途数量按当前仓库还是所有仓库计算。

• 【待出库数量】：门店或客户已申请的商品数量。

• 【供应商】：有两种生成方式按最低进价生成与按最新供应商生成。在【系统设置】

--【系统参数设置】中设置参数。参数名称：采购计划供应商生成方式。没有采购过的商品默认的供应商在参数，生成采购计划时若从未采购的商品默认哪个供应商中设置。

• 【结算部门】：供应商下的结算部门。

• 【计划进价】：计划该商品进价，默认为上一次的进价，不做实际控制。

• 【库存上限】、【库存下限】：药品库存不宜低于下限，高于上限。（根据入库的配送周

期，有一个【最高存货天数】和【最低存货天数】。例：阿莫西林10天卖100盒，那么每天的平均销量是10盒，的最高存货天数15天，最低存货天数7天，那么用平均的销量（分别）*上下限-库存-在途数量）。

• 【付款方式】：在【供应商信息】中维护供应商时，已选择过付款方式。在这里，选

择供应商后，直接调用该供应商付款方式。可以进行修改。

• 【毛利率】：(售价金额-成本金额)/售价金额。

42

• 【采购员】：在【商品资料】中新建资料时所选择的采购员。

注：采购计划生成方式有手动添加采购计划和自动生成采购计划。

4.7.1.1手动添加：点击【添加】，输入单头信息。

• 业务机构：选采购的机构。点击【明细添加】，输入商品信息，点击【保存】。

• 必填项：商品编码、品名、规格、生产企业、计划量、供应商。

• 在商品编码字段输入商品编码，或药品助记码，按回车。查找出商品，自动带出品名，

43

规格，生产企业等商品信息。

• 输入计划量。

• 重新选择供应商时，结算部门与付款方式是否改变。在【系统设置】--【系统参数设

置】中设置。参数名称：采购计划制单改变供应商时结算部门、付款方式是否改变。

• 重新选择供应商时，进价是否改变。在【系统设置】--【系统参数设置】中设置。参

数名称：采购计划制单时，改变供应商，进价是否改变。

• 待出库数量是否计算为库存。在【系统设置】--【系统参数设置】中设置。参数名称：

生成采购计划时待出库数量是否计算为库存。

4.7.1.2自动生成：【说明】：根据仓库的上下限判断商品是否需要补货，由此自动生成的采购计划。

点击【添加】，输入单头信息。

44

点击【自动生成】。

• 输入单头信息后，才能进行自动生成。

• 自动生成低于库存的商品。

• 是否只有低于库存下限的商品进行自动生成。选择生成方式，点击【确定】。

• 是否按采购员生成：为当前操作采购员。在【基础信息】--【商品资料】中维护采购

员商品。

45

• 是否只生成供应商对应表品种：打上勾后在下拉框中选择供应商。

• 请选择商品类别：取消所有类别后，可在下拉框中选择需要生成商品的类别。

4.7.2审核：【说明】有权限的人员才能进行审核。点击页面上的【审核通过】。

• 审核后，单据状态为生效。

• 审核通过旁的按钮，为审核否决。

4.7.3转订货单：【说明】：将采购计划转为订货单。点击页面上的【转订货单】

46

• 审核后的采购计划能转为订货单。

4.7.4订货单：【路径】：采购入库->订货单【说明】：采购向供应商订货所制作的订单。

功能按钮说明：

• 【采购计划单】：根据采购计划单号，调出采购计划。

47

• 【采购合同】：采购与供应商签订了合同的药品。

• 【供应商商品】：在当前供应商处采购过的商品。

字段讲解:

• 【订单单号】：保存时自动生成。

• 【供应商编码】：输入供应商编码按回车带出供应商名称。

• 【计划单号】：采购计划单号。

• 【业务机构】：订货的机构。

• 【合同类型】：分为书面合同、口头协议、电话要货三种。为下拉选项。

• 【承运方式】：分为配送、自提、托运三种。为拉下选项。（托运为第三方公司进行配

送）

• 【运输方式】：有空运、陆运、海运等运输方式。为下拉选项。

• 【商品编码】、【品名】、【规格】等信息为商品基本信息，调用商品资料中数据。

• 【订货数量】：申请药品数量。

• 【在途数量】：在送往仓库过程中的商品数量。

48

• 【订单进价】：默认药品上一次的进价，能进行修改。

• 【本供应商最新进价】：默认在当前供应商购进商品时上一次的进价，能进行修改。

• 【采购计划数量】：采购计划中的订货数量。

• 【毛利率】：(售价金额-成本金额)/售价金额。

注：订货单有三种生成方式，由采购计划转为订货单和手动添加订货单以及调用采购合同。

4.7.4.1手动添加：点击【添加】，输入单头信息。

• 必填项：供应商编码、供应商名称、业务机构。

• 在供应商编码中输入供应商编码，按回车。自动带出供应商名称。点击【明细添加】，

添加商品信息，点击【保存】。

49

• 必填项：商品编码、品名、规格、生产企业、订货数量。

• 在商品编码字段输入商品编码，或药品助记码，按回车。查找出商品，自动带出品名，

规格，生产企业等商品信息。

• 输入订货数量与订单进价。

• 订单进价不允许高于零售价。在【系统设置】--【系统参数设置】中设置该参数。参

数名称：订货单订单价高于零售价是否允许订货。

4.7.4.2转订货单：【说明】：由采购计划转为订货单，根据采购计划单号与供应商查询采购计划数据。

点击【添加】，输入单头信息。

50

• 计划单中输入采购计划单号。

• 供应商：输入该采购计划单中，药品采购的供应商。

• 一个采购计划单中可以存在多个供应商，不同的供应商分开做单。点击【采购计划单】。

选择商品，点击【确定】。

51

• 可以根据药品信息查看是否是在当前供应商处采购。

• 完成后点击【保存】。

4.7.4.3调用采购合同：【说明】采购与供应商签订了合同的药品。点击【添加】，输入单头信息。

• 供应商：输入签订了采购合同的供应商。点击【采购合同】。

52

选择采购合同，点击【确定】，选择订货品种。

• 采购合同中只有签订了合同的药品。（在单据页面也能进行药品明细的添加）

• 选择品种后，点击【保存】。

4.7.5审核：【说明】：有权限的人员才能进行审核。点击页面上的【审核通过】。53

• 审核有两级，根据权限的不同进行审核。

• 审核后，单据状态为生效。

• 审核后的订货单才能来货收货。

4.8收货：到货通知单：【路径】：采购入库->到货通知单

收货员登录系统，进入采购入库收货界面在系统中调出订货单，对照实物、随货同行单凭据等确认相关信息符合规定后，一并记录到货时对方的运输信息：承运单位、运输方式、启运时间、到货时间，方可收货，系统生成收货记录（到货通知单）；

4.9验收：验收申请单【路径】：采购入库->验收申请单

【说明】：药品在验收入库前，需要先做验收申请单，判断是否验收。

• 【订货单】：调用订货单。

• 【货位查询】：查询选中商品在机构中的货位。

• 【到货通知单】： 药品到货后，所做的到货通知单。

• 【订货单明细】：当前供应商订货单中商品明细。

55

• 验收申请单生成方式：手动添加、调用到货通知单。

字段讲解:

• 【申请单号】：验收申请单号，系统自动生成。

• 【收货单位】：入库单位。

• 【付款方式】：有月结，现款等多种付款方式，下拉进行选择。• 【订货单号】：订货单单号。

• 【供应商编码】：输入供应商编码按回车带出供应商名称。

• 【采购员】：负责这次采购的采购员。

• 【合同单号】：采购合同单号。

56

• 【供应商类型】：当前供应商类型，输入供应商后带出供应商类型。

• 【商品编码】、【商品名称】、【规格】等信息为商品基本信息。

• 【数量】：入库数量。

• 【实际进价】：商品进价。

• 【已入库数量】：当前商品在机构中已有的库存。

• 【订单进价】：验收申请单调用订货单等单据时，单据上的进货价。

• 【零售价】：当前商品零售价。

• 【验收情况】：分为质量合格与质量不合格两种。为下拉选项。

• 【处理意见】：分为同意入库与拒收两种，为下拉选项。

4.9.1制单：点击【添加】，输入单头信息。

57

• 必填项：收货单位、付款方式、供应商编码、采购员、供应商名称、供应商类型、输

入商品所带出的字段、数量。

• 调用订货单：输入单头信息，【订货单号】处输入订货单号，点击【订货单】。

• 调用订货单明细：输入单头信息，【订货单号】处输入订货单号，点击【订货单明细】。

• 调用采购合同：输入单头信息，点击【采购合同】。

• 调用到货通知单：输入单头信息，点击【到货通知单】。

注：调用时，单头的供应商与调用单据中的供应商一致。没有审核的单据不能调用。

点击【明细添加】，输入商品明细，点击【保存】。

58

4.9.2审核：点击【添加】，输入单头信息。

• 审核有二级，根据权限的不同进行审核。

• 审核后，单据状态为生效。 审核通过旁的按钮，为审核否决。4.10验收入库单：

59

4.10.1【路径】采购入库->验收入库单

4.10.2【说明】：验收完成后对商品进行验收入库，审核生效后，系统将根据入库数量增加库存。

• 【移动指令】：将单据移动至RF终端上.

• 【货位查询】：根据当前机构，查看选中商品货位。

• 【生成退货单】：将入库单转为退货单。（退货单：总部或配送中心将药品）字段讲解:

• 【验收单号】：验收入库单号，系统自动生成。

• 【收货单位】：入库单位。

60

• 【付款方式】：有月结，现款等多种付款方式，下拉进行选择。

• 【配送/退货】：将改单生成配送单或退货单后，显示单号的位置。

• 【供应商编码】：输入供应商编码按回车带出供应商名称。

• 【采购员】：负责这次采购的采购员。

• 【订货单号】：订货单单号。

• 【验收申请单】：验收申请单号。

• 【结算部门】：供应商下的结算部门。

• 【商品编码】、【商品名称】、【规格】等信息为商品基本信息。

• 【数量】：入库数量。

• 【实际进价】：入库进价。

• 【批号】：厂家在生产药品时，每一批药都有对应的批号。

• 【生产日期】、【有效期至】：药品的生产日期与有效期。

• 【货位】：在收货单位摆放货位。

61

4.10.3根据验收申请单生成入库单.【说明】：审核过后的验收申请单才能验收入库。

4.10.3.1点击【添加】，输入单头信息。

• 验收入库单生成方式。根据验收申请单进行入库。

• 主要字段：商品编码，品名，规格，产地，生产企业，数量，批号。

• 输入订货供应商。（验收申请单生效后才能入库）

• 录入结算部门必须与供应商信息结算部门一致。（在【系统设置】-【系统参数设置】

中能修改此参数。参数名称：入库单头结算部门是否必须与供应商信息结算部门一致）

• 入库时，以批次为准的中药，在生成企业下拉框中选择饮片生成企业。

4.10.3.2点击【验收申请单】。

62

4.10.3.3选择单据，选择商品，点击【确定】。

• 必填项：录入商品后所带出的商品信息 （商品编码、品名、规格等信息），数量，批

号。

• 添加商品明细后，点击【保存】。

4.10.3.4审核:【说明】：有权限的人员才能进行审核。点击页面上的【审核通过】。

63

• 审核有四级，根据权限的不同进行审核。

• 审核后，单据状态为生效。

• 审核通过旁的按钮，为审核否决。

• 审核后，库存增加。

4.11拒收单:

4.11.1【路径】：采购入库->拒收单

4.11.2【说明】：有商品质量不合格等情况，需要拒绝收货时所填写的单据。页面浏览：

• 拒收单生成方式，调用验收申请单。在商品验收入库时，选择了不合格的商品，自动

生成拒收单。（注：在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数后，才会自动生成。参数名称：入库时有不合格品时自动生成拒收单。）

字段讲解：

• 【单据编号】：拒收单单据编号，保存时系统自动生成。

• 【供应商】：拒收商品所属供应商。

• 【验收申请单号】：调用验收申请单的单号。

• 【订单号】：同一个供应商多个不同的订货单于验收申请单。（在【系统设置】-【系

统参数设置】中设置一张单据是否能对应多个订单。参数名称：一张入库单是否能对应多张订单。）

• 【商品编码】、【品名】、【规格】等信息为商品基础信息。

65

• 【拒收数量】：拒收商品数量。

• 【批号】：拒收商品批号。

• 【拒收原因】：拒绝收货原因。

• 【质量状况】：有合格与不合格两个选项

4.11.3手动制单:点击【添加】，输入单头信息。

• 必填项：供应商编码、供应商名称、业务机构、采购员。点击【明细添加】，添加商

品明细。

4.11.3.1调用验收申请单:一张单据对应一个订单,点击【添加】，选择【验收申请单】。

66

• 验收申请单生效后，才能调用。

4.11.3.2选择单据后，点击【保存】。

一张单据对应多个订单

67

注：在【系统设置】-【系统参数设置】中设置一张单据是否能对应多个订单。参数名称：一张入库单是否能对应多张订单。（必须为同一个供应商）

4.11.3.3【审核】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。

• 审核后的单据不能再进行修改操作。

• 审核后，单据状态为生效。

4.11.4拒收退货单:【路径】：采购入库->拒收退货单。拒绝收货后，需要退货时所填写的单据。

68

• 拒收退货单只能配合拒收单使用。

4.11.4.1制单：点击【添加】，输入单头信息。

• 必填项：供应商编码、供应商名称、业务机构。

• 供应商需对应拒收单中的供应商。

4.11.4.2点击【拒收单】，选择拒收单据。

69

4.11.4.3输入本次退货数量。 点击【保存】，保存单据。

• 保存状态的单据能修改。

4.11.4.4【审核】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。70

• 审核后的单据不能再进行修改操作。

• 审核后，单据状态为生效。

4.12退货单：【说明】：当库存商品可能由于滞销造成库存积压或者客户退货等情况。

界面浏览：

• 退货单生成方式：分别是手动生成、由验收入库单生成。

• 由验收入库单生成的退货单，在验收入库单页面选择单据后，点击转退货单。

71

字段讲解：

• 【出货单位】：退货单位。

• 【供应商】：退回供应商。

• 【商品编码】、【品名】、【规格】等信息为商品基础信息。

• 【批次号（识别号）-批号-货位】：按批次退货。

• 【退货数量】：商品退货数量。

4.12.1制单：点击【添加】，输入单头信息。

• 必填项：单据类型、采购员、出货单位、供应商编码、供应商名称。4.12.2点击【明细添加】，输入商品明细。

72

• 必填项：输入商品编码所带出的字段、批号、退货数量。

4.12.3点击【保存】，保存单据。

4.12.4调用退货通知单

4.12.4.1点击【添加】，输入单头信息。输入调用退货通知单中对应的供应商。

4.12.4.2点击【退货通知单】，选择单据。

73

• 选择单据后，可以修改退货数量。

• 点击【保存】，保存单据。

4.12.4.3审核：【说明】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。选择需要审核的单据，点击【审核通过】。

• 审核分为两级，根据权限进行审核。

74

• 审核后的单据不能再进行修改操作。

• 审核后，单据状态为生效

4.13停止/恢复采购单

4.13.1【路径】：采购入库->停止恢复采购单

4.13.2【说明】：使商品停止或恢复向供应商进行采购，停止采购的供应商可以是某一个，也可以是所有供应商。

界面浏览： 该单据控制商品资料中采购状态字段。

字段讲解：

• 【单据编号】：保存时系统自动生成。

• 【业务机构】：商品需要停止或恢复采购的业务机构。

75

• 【商品编码】、【品名】、【规格】等信息为商品的基础信息，输入商品编号，按回车后，

自动带出。

• 【业务类型】：有恢复采购与停止采购两种状态，为下拉选项。

• 【供应商】：停止或恢复在某供应商处采购商品。

4.13.3制单：点击【添加】，输入单头信息。

• 必填项：业务机构。

4.13.4点击【明细添加】，输入商品信息。

76

• 必填项：输入商品编码所带出的信息、业务类型。

• 选择业务类型。

• 供应商可对应单个，也可以是所有供应商。

• 完成后点击【保存】，保存单据。

4.13.5审核：【说明】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。选择需要审核的单据，点击【审核通过】。

77

• 审核分为两级，根据不同权限进行审核。

• 审核后的单据不能再进行修改操作。

• 审核后，单据状态为生效。

4.14销售：

4.14.1销售方式1---------批发申请单

4.14.1.1【路径】：批发功能-批发申请单

4.14.1.2【说明】：订货单据，可以转为批发销售单，也可以当作客户的要货计划。4.14.1.3制单点击【添加】，输入单头信息。

78

• 必填项：输入客户所带出的信息、客户。

• 【申请单号】：保存信息时系统自动生成。

• 【批发方式】：调用【客户档案】-【部门业务员】中的数据，为下拉选项。

• 【客户编号】：输入客户编号，按回车，自动带出名称、批发方式、付款方式等信息。

• 【业务机构】：商品出库的业务机构。

• 【子项目】：可以根据所属客户的子项目销售。

4.14.1.4点击【明细添加】，输入申请商品明细。

79

• 必填项：输入商品所带出的信息、销售数量。

• 输入商品编号查询商品，或在商品编码字段输入商品助记码。

说明：当输入商品为管控品种时，销售数量超过数量将会拦截，单据无法保存。

4.14.1.5输入完成后点击【保存】。

• 未审核状态的单据能进行修改与删除。

80

4.14.1.6【审核】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。

查找出需要审核的单据后，点击【审核通过】。

• 审核后的单据不能再进行修改操作。

• 审核后，单据状态为生效。

4.14.1.7转批发单：【说明】：将批发申请单转为批发销售单，需要有权限的人进行操作。

查找出需要转批发销售单的单据，点击【转批发单】。

81

4.14.1.8批发销售单：【路径】：批发功能-批发销售单

【说明】：是对商品从报价到发货的一个批发流程的处理。

• 【调入最后录入】：用在未能保存已录好的单据情况下，能调出最后一个录入的单据

数据。

• 【分单】：按不同的分单标识，将一个批发销售单拆分成多个批发销售单。（具体按什

82

么标识进行分单，在【系统设置】-【系统参数设置】中进行设置，参数名称：批发单明细默认的分单依据）特殊药品分单、冷藏药品分单

• 【历史批发】：查看选中商品的历史批发，默认为当前当前客户的批发历史。

• 【现金收款】：在单据生效前，直接进行现金付款，付款后，【批发应收结款单】中自

动结清该单据。（在【系统设置】-【系统参数设置】中设置是否自动结款，参数名称：批发销售/退货/补差的付款方式若为现金是否自动结款）

4.14.1.9制单：点击【添加】，输入单头信息。

• 必填项：输入客户所带出的信息、客户。

• 【单号】：保存信息时系统自动生成。

• 【批发方式】：调用【客户档案】-【部门业务员】中的数据，为下拉选项。

• 【客户】：输入客户编号，按回车，自动带出名称、付款方式等信息。

83

• 【业务员】：负责该客户的业务员。

• 【提货方式】：有配送、自提、托运、提送四种提货方式，为下拉选项。

• 【仓库】：商品出库的仓库。

• 【子项目】：可以根据所属客户的子项目销售。

点击【明细添加】，输入销售商品明细。

• 必填项：输入商品所带出的信息、销售数量、批销价。

• 【分单】：分单中有不同分单号时，必须进行分单。

• 【商品编码】：输入商品编码后，按回车，带出品名、规格、批号等信息。（也可输入

商品助记码，按回车进行查找商品）

84

• 【销售数量】：销售商品数量。

• 【批销价】：批发价格。

注：1、当库存数量不足时，系统会提示输入缺货登记数量，缺货数量自动进入补货申请中。

2、可在输入商品助记码查找商品后，选择商品时，在选择商品页面输入销售商品数量，点击确定后自动输入明细。

4.14.1.10输入完成后点击【保存】。

• 保存状态的单据能进行修改。

4.14.1.11【审核】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。

查找出需要审核的单据后，点击【审核通过】。

85

• 审核后的单据不能再进行修改操作。

• 审核后，单据状态为生效。

• 生效后，仓库库存减少。

注：存在不同的分单标识时，先分单再进行审核。

4.14.1.12打印单据

• 【生效标志】：单据状态。

• 【打印方案】：选择打印单据样式。

选择需要打印的单据。

4.14.2销售方式2-----配送单（与委托单位共用的计算机信息系统）86

4.14.2.1【路径】：配送管理->配送单， 配送单是公司将商品发往委托单位门店所做的单据。

功能按钮说明：

• 【分单】：按不同的分单标识，将一个配送单拆分成多个配送单。（具体按什么标识进

行分单，在【系统设置】-【系统参数设置】中进行设置，参数名称：配送单分单依据）

• 【批量录入】：勾选批量录入后，输入商品助记码时，自动弹出多种商品的信息窗口，

在后面填写开票数，按回车结束。没填的不会进入配送单。（开票数=数量，且，输入时，不能高于可开数）

87

• 源业务机构仓库中有库存的商品才能进行配送。

• 主要字段：源业务机构、目标业务机构、商品编码、品名、规格、产地、生产企业、

数量、批号。

字段讲解：

• 【商品编码】、【品名】、【规格】、【单位】等信息为商品基本信息。

• 【批次号-批号-货位】：药品在源业务机构仓库中所在位置，根据不同的批次选择药

品。为下拉选项。

• 【数量】：配送商品数量。

• 【目标货位】：收货机构货位。为下拉选项。

4.14.2.2制单：点击【添加】，输入单头信息。

88

• 【源业务机构】：发货机构。

• 【目标业务机构】：收货机构。

• 【操作人】：默认为当前登录人员。

4.14.2.3点击【明细添加】，添加商品信息，点击【保存】。

• 必填项：录入商品后所带出的商品信息 （商品编码、品名、规格等信息），批次号-

批号-货位、数量。

• 在商品编码字段输入商品编码，或药品助记码，按回车。查找出商品，自动带出品名，

规格，生产企业等商品信息。

• 仓库中库存不足的商品，将进入补货申请页面。

4.14.2.4审核:【说明】：有权限的人员才能进行审核。点击页面上的【审核通过】。

• 审核有四级，根据权限的不同进行审核。

• 审核后，单据状态为生效。总部发货商品库存减少，门店该商品库存增加。

• 审核通过旁的按钮，为审核否决。

4.15批发出库复核：

4.15.1【路径】：批发功能-批发出库复核

4.15.2【说明】：批发出库二级审核后，将数据写入复核单，由复核单进行复核，当某单据中的商品全部复核通过时，批发单三四级审核自动生效，减少商品库存。

90

• 单据区：需要复核的单据。

• 复核进度：选中单据的复核进度。

• 单据明细区：选中单据的商品明细。

4.15.3复核单据：点击刷新，将需要复核的销售单查询出来。

4.15.4查询出数据后，在单据区选择需要复核的单据，点击【修改】。91

4.15.5将明细区的复核状态勾上，点击【保存】。

4.15.6点击【整单完成】，复核商品。

92

4.16销后退回

4.16.1【路径】：批发功能---批发退货单

4.16.2【说明】：客户退货时所做的单据。

4.16.3制单：

凭批发单退货：点击【添加】，输入单头信息。

93

• 必填项：客户编码、批发方式、退货方式。

• 输入需要进行退货的客户。

• 退货方式选择凭批发单退货。

4.16.4点击【批发单】，选择单据。

• 可以选择单据中的某一件商品进行退货。

94

4.16.5完成后点击【保存】。

4.16.6【审核】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。查找出需要审核的单据后，点击【审核通过】。

• 审核后的单据不能再进行修改操作且单据状态为生效。

• 审核后，库存增加

95

4.17停止/恢复销售单

4.17.1【路径】：质量管理-停止/恢复销售单

4.17.2【说明】：停止与恢复商品的销售。

• 停止销售后，需要恢复时，再制作恢复销售单据。

• 该单据控制商品资料中销售状态字段。

字段讲解：

• 【单据编号】：保存单据时系统自动生成。

• 【开始日期】：停止/恢复销售开始日期，默认为当天。

• 【调整类型】：有停止销售、恢复销售两种类型，默认为停止销售。96

• 【结束日期】：停止/恢复销售结束日期，无结束日期与有结束日期两个选项。

• 【商品编号】、【商品名称】、【商品规格】等信息为商品基本信息。

• 【批号】：停止/恢复销售批次，也能是全部。

4.17.3制单

点击【添加】，输入单头信息。

• 必填项：开始日期、调整类型、结束日期。

97

• 必填项：输入商品编码所带出的信息、批号。

• 完成后点击【保存】，保存单据。

4.17.4审核：【说明】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。选择需要审核的单据，点击【审核通过】。

• 审核后的单据不能再进行修改操作。

98

• 审核后，单据状态为生效。

4.18养护记录

4.18.1【路径】：质量管理-养护记录

4.18.2【说明】：商品养护时所做的记录。

• 养护记录有手动录入商品，导入商品库存与自动生成三种生成方式。字段讲解：

• 【养护单号】：保存单据时系统自动生成。

• 【建档日期】：建立单据的提起，默认当天也能修改。

• 【养护类型】：分为一般养护与重点养护，为下拉选项。

99

• 【业务机构】：养护商品的业务机构。

• 【检验日期】：默认当天也能修改。

• 【商品编码】、【品名】、【规格】等信息为商品基本信息。

• 【批号-货位号】：根据不同的批次进行养护。

• 【取样数量】：从该批库存中抽检出多少质量的检查。

• 【是否停销】：商品是否已停止销售。

4.18.3录入养护记录：点击【添加】，输入单头信息。

• 必填项：业务机构、养护人、建档日期、检验日期。

4.18.3.1点击【详细添加】，录入养护记录。

100

• 必填项：输入商品编号所带出的字段、批号-货位号。

• 养护商品在仓库多少天以上才能进行养护，在【系统设置】-【系统参数设置】中有

参数进行控制，参数名称：养护记录生成时，必须是在库N天以上的才生成。

完成后点击【保存】。

• 保存状态的单据能进行修改。

101

4.18.3.2库存导入：【说明】：根据库存导入商品。 点击【添加】，输入单头信息。

点击【库存导入】。

• 根据不同的批次进行导入，已没有库存的商品在此处不显示。

• 完成后点击【保存】

自动生成：【说明】：调用重点养护品种确定表中的数据。

102

在养护记录页面，点击【自动生成】。

• 选择养护仓库后点击确定。

• 自动生成调用养护品种确定表中的数据。

4.18.4审核

【说明】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。选择需要审核的单据，点击【审核通过】。

103

• 审核后的单据不能再进行修改操作。

• 审核后，单据状态为生效。

4.19重点养护品种确定表

4.19.1【路径】：质量管理-重点养护品种确认表

4.19.2【说明】：需要养护的商品，可以记录在重点养护品种确定表中。

104

• 重点养护品种表有两种生成方式，一种是自动生成，一种是点击添加后，手动添加。

字段讲解：

• 【仓库】：养护药品所在仓库，为下拉选项。

• 【商品编码】、【品名】、【规格】等信息为商品基本信息。

• 【确定日期】：确定养护日期。

• 【理由】：养护理由，能手动录入也能下拉选择。

• 【养护重点】：能手动录入也能下拉选择。

4.19.3添加重点养护品种：点击【添加】，录入重点养护品种信息。

• 必填项：仓库、输入商品编码所带出的商品信息。

105

4.19.4点击【保存】。

4.19.5自动生成

【说明】：自动生成在【商品资料】-【扩展信息】中选择了养护类型的商品。（养护类型为一般养护与重点养护）

进入重点养护品种确定表页面后，点击【自动生成】。

选择仓库后，点击【确定】。

106

107