第２７卷第２期 ２０１１年２月 吉林工程技术师范学院学报 Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｊｉｌｉｎ Ｔｅａｃｈｅｒｓ Ｉｎｓｔｉｔｕｔｅ ｏｆ Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ ａｎｄ Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ Ｖｏｌ＿２７ Ｎｏ．２ Ｆｅｂ．２０１１ 谈新形势下文秘专业人才人文素质的培养 周 燕 （南京晓庄学院行知学院，江苏南京２１１１００） ［摘要］新形势下，文秘人员不仅应具有传统意义上文秘应具有的基本素质，还要具有熟练使用现代 化办公设备的技能，要具有能够使用现代手段获取信息并及时进行信息整理和传达的能力，要具备基本 的外语沟通能力。另外，中国的“人世”，秘书涉外工作也会越来越多，外事综合能力也成为新形势下秘 书工作人员不可缺少的人文素质。 ［关键词］文秘工作；信息整理能力；外语沟通能力．夕 事综合能力 ［中图分类号］Ｇ６４５ ［文献标识码］Ａ ［文章编号］１００９＿９０４２（２０１ １）０２－００４４－０２ Ｔｈｅ Ｃｕｌｉｔｖａｔｉｏｎ ｏｆ Ｈｕｍａｎ Ｑｕａｌｉｉｔｅｓ ｆｏｒ ｔｈｅ Ｓｅｃｒｅｔａｒｉａｌ Ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌｓ ｕｎｄｅｒ ｔｈｅ Ｎｅｗ Ｓｉｔｕａｔｉｏｎｓ ＺＨＯＵ Ｙａｎ （Ｘｉｎｇｚｈｉ Ｃｏｌｌｅｇｅ，ＮａｎｊｉｎｇＸｉａｏｚｈｕａｎｇ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ，Ｊｉａｎｇｓｕ Ｎａｎｊｉｎｇ ２１１１００，Ｃｈｉｎａ） Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｕｎｄｅｒ ｔｈｅ ｎｅｗ ｓｉｔｕａｔｉｏｎｓ，ｂｅｓｉｄｅｓ ｔｈｅ ｆｕｎｄａｍｅｎｔａｌ ｑｕａｌｉｔｉｅｓ ｉｎ ｔｒａｄｉｔｉｏｎａＩ ｓｅｎｓｅ，ｔｈｅ ｓｅｃｒｅｔａｒｙ ｉｓ ｒｅｑｕｉｒｅｄ ｔｏ ｐｏｓｓｅｓｓ ｔｈｅ ａｂｉｌｉｔｉｅｓ ａｎｄ ｓｋｉｌｌｓ ｏｆ ｏｐｅｒａｔｉｎｇ ｍｏｄｅｒｎｉｚｅｄ ｏｆｉｃｉａｌ ｅｑｕｉｐ－ ｆｍｅｎｔｓ，ｔｈｅ ａｂｉｌｉｔｉｅｓ ｔｏ ｃｏｌｌｅｃｔ ａｎｄ ｃｏｌｌａｔｅ ｔｈｅ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ，ａｎｄ ｔｈｅ ａｂｉｌｉｔｙ ｔｏ ｕｓｅ ｆｏｒｅｉｇｎ ｌａｎｇｕａ— ｇｅｓ ｔｏ ｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｅ．Ｉｎ ａｄｄｉｔｉｏｎ，ａｓ ｔｈｅ ｉｎｃｒｅａｓｉｎｇ ｆｏｒｅｉｇｎ－ｒｅｌａｔｅｄ ｗｏｒｋ，ｔｈｅ ｃｏｍｐｒｅｈｅｎｓｉｖｅ ａｂｉｌｉｔｉｅｓ ｔｏ ｄｅａｌ ｗｉｔｈ ｆｏｒｅｉｇｎ ａｆｆａｉｒｓ ｂｅｃｏｍｅ ａｎ ｉｎｄｉｓｐｅｎｓｉｂｌｅ ｈｕｍａｎ ｑｕａｌｉｔｙ ｏｆ ｔｈｅ ｓｅｃｒｅｔａｒｙ． Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ：ｔｈｅ ｓｅｃｒｅｔａｒｉａｌ ｗｏｒｋ；ａｂｉｌｉｔｙ ｔｏ ｃｏｌｌａｔｅ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ；ｌａｎｇｕａｇｅ ａｂｉｌｉｔｙ ｔｏ ｃｏｍｍｕｎｉ－ ｃａｔｅ；ａｆｆａｉｒｓ ｃｏｍｐｒｅｈｅｎｓｉｖｅ ａｂｉｌｉｔｙ 中国的“人世”给中国的秘书工作带来了机遇， 也带来了挑战。高度职业化、复合型、高层次的专业 秘书人才，是新形势下最能胜任各企事业单位工作 要求的。如何把秘书培养成为具有高度职业化、复 合型、高层次的专业人才，是文秘专业建设应重点考 虑的问题。 一作者在企事业单位运转中不失时机地参与企事业单 位的管理活动，参与研究新的经济理论。秘书工作 者要加强学习经济理论知识，加强学习管理学知识。 （二）加强学习相关法律法规 中国加入ＷＴＯ后，与世界各国的经济贸易交流 中不可避免遇到方方面面的矛盾或纠纷，秘书应该 熟悉世贸组织处理贸易争端的程序及具体做法，维 、加强文秘专业知识与技能培养 （一）加强学习经济理论知识，掌握管理学知识 中国加入ＷＴＯ后，世界各国的公司越来越 多地进人中国市场，公司从沿海逐渐植根内陆 地区。虽然在各企事业单位中，秘书没有直接的决 策权、指挥权，但他们为决策者当好参谋，高度职业 护自己所在单位的利益，秘书工作人员如果不熟悉 相关的程序及操作规则，就无法真正起到参谋作用， 也无法参与实际运作。 （三）强化外语听说能力，增强对外沟通能力 秘书工作者特别是基层秘书工作者对外沟通能 力都比较弱，英语已成为国际经贸交往的语言工具， 加入世贸组织对我国各行各业人员的英语水平要求 化、复合型、高层次的秘书人才可以在企事业单位各 类大型活动中显示其管理才能。秘书机构与秘书工 收稿日期：２０１０一ｌ１－０７ 作者简介：周燕（１９８９一），女，江苏南京人，南京晓庄学院行知学院学生，主要从事涉外文秘研究。 第２７卷 第２期 周 燕：谈新形势下文秘专业人才人文素质的培养 ・４５・ 大大提高。各级各类秘书都要掌握英语，有条件的 更要精通英语，这是全球多边贸易的基本要求。一 方面，为了更快提高现代化办公效率，秘书工作者必 须尽量缩短母语和英语转换的时间，以加快信息处 理的速度。另一方面，不同行业的企业秘书，必须精 通本行业的专业英语。同时，了解各国文化差异也 是中外沟通顺利进行的必要手段。 二、发挥秘书工作基本职能，努力开创新局面 （一）参谋与助手工作要更加积极主动 一般来讲，秘书的工作是被动的，领导交待什么 就做什么。但在新的形势下，做被动工作的秘书不 能跟上形势的发展，秘书工作人员要积极主动做参 谋与助手工作。例如，金融危机中，秘书也应该经常 研究有关我国和世界各国应对金融危机的。本 单位在执行决策过程中，秘书也可以根据自己所掌 握的信息提出建议；在决策贯彻落实之后，及时总结 经验或提出完善措施。 （二）加强信息的搜集，发挥好“耳目”作用 秘书工作不能局限于对已有信息的传递和处 理，也应该加强对信息的再加工和处理。信息来源 于方方面面，比如有上级部门的文件、电话、电传，有 基层单位的请示、报告或人们反映的问题，有本单位 发生的种种事情等等。这就要求根据不同的信息 源，按照业务分工及时对信息加以处理。ｔ：Ｌ￣ｎ，对各 种上级机关或部门发来的文件、情况简报、动态资料 等，应加以筛选、分类，进行必要的分析判断，做好初 级处理工作，对于有些需要办理的事情，也可以提出 建议供领导决策时参考。凡是有价值的信息，一定 要进行跟踪，注意信息反馈。秘书部门及秘书人员 发挥好“耳目”作用，就应该努力做到信息收集要充 分，传递要迅速，处理要准确，反馈要及时。 （三）提高秘书工作的效率和质量 秘书工作纷繁，但秘书工作也要遵循规范化、制 度化和科学化的工作原则，只有这样才能提高工作 效率和质量。规范化是对工作质量的要求，各项工 作均应尽可能制订工作准则，规定各种指标和要求。 ｔ：Ｌ￣Ｈ记录一个会议文件，除了内容以外，在体式和书 写方面都要符合一定的规范，如具体到纸张的选择、 页面的安排、书写或打印均要遵循一定的标准，不可 随意行事。制度化是指秘书工作要遵循本单位的规 章制度和办事程序，不能因领导不同就可以更改制 度或程序处理。要划清准与不准的界限，严格遵守。 要有明确分工和责任制，人有专职，事有专管。 三、树立新观念。做好各项秘书工作 （一）树立“勇争一流”的观念 秘书工作表面看来很平凡、琐碎，实则不然。如 果秘书工作者本身满足于一般化，缺乏“勇争一流” 的内在要求，工作目标定得低，那么只能是工作业绩 平平，不会得到什么大的成果。 （二）树立“主动参与”的观念 秘书工作的核心是紧贴国家和企事业单位的政 策，以为导向，可以变被动为主动，多站在参谋 的位置上替领导思考问题，这就要求秘书工作者要 根据实际隋况敢于“主动”和“超前”，增强参与意识。 （三）树立“有为有位”的观念 秘书工作只有在不断实践中才能提高工作水 平，不能因自己“无位”而不敢“有为”。秘书工作者 要想出成绩，就从办小事、办实事做起。小事日积月 累也就成了大事，领导的信任和同行的信服才能由 “无位”到“有位”，也为自己的进步打下良好的基 础，自己也才能从“无位”到“有位”。 （四）树立“业精于勤”的观念 秘书工作者要有过硬的业务素质。新形势下经 济、法律法规的变化，都要求秘书工作者在日常的工 作中勤于动脑，多写多练，～点一点积累知识，一步 一步提高业务能力，辛勤努力，精益求精。 （五）树立“创新创优”的观念 近年来，秘书方面增加了信息搜集、督查、机要 工作等新内容。这些新的工作内容要求秘书工作者 要抓住核心和本质，注重创新。如要认真研究会议 记录发言、典型发言等方面的写作文风，信息如何能 更好服务于本单位的基层等。总之，不能局限于原 有的工作模式，不能固守陈旧的思维方式，要根据新 形势下的和规章探索出提高服务质量和效率的 方法和途径，破除因循守旧的思想。使秘书工作更 有效地服务于社会，服务于人民，服务于领导和基层。 参考文献： ［１］方国雄．秘书学［Ｍ］．北京：高等教育出版社，２００１． ［２］王旭善．高职院校人文素质教育现状的分析与思考［Ｎ］． 光明日报，２００６。１１－０６． ［３］沈建红．民营企业对文秘专业人才的需求［Ｊ］．教育与职 业，２００５，（１６）． ［４］杨群欢，吴新华．新时期秘书职业能力调查与高职文秘人 才培养对策［Ｊ］．黑龙江高教研究，２００５，（１１）． ［５］曾琴，刘华．论重拾大学生的人文精神［Ｊ］．黑龙江高 教研究，２００８，（９）． ［６］安风坡．英语阅读微技能教程［Ｍ］．北京：北京外国语大 学出版社，２００３． ［责任编辑刘福满］
