业财一体化管控业务流程与组织结构优化方案

一、新型能力基本信息 通过ERP系统项目建设，在销售业务流程（经销售业务流程、退货、换货处理流程、销售报表分析）：采购业务流程：生产管理（生产任务单下达、物料检查、生产领料、完工入库），仓库管理（入库、出库业务。实时出、入库信息）、财务管理（包括应收、应付、固定资产、成本核算、存货核算、总账、报表等）等方面的管控，变革过去运行方式、细化内部业务，流程管理、成本过程管理。根据实际业务系统产生的采购入库、销售出库、生产材料的领用、半成品和成品的入库和生产成本的核算，实现产、供、销、财务一体化运营管控优势、为企业健康、稳健、良性的发展打基础。公司进行了各业务流程优化，运用信息平台实现销售计划、生产计划、采购计划之间的协同，企业生产效率不断提升，提高生产及时性，降低了库存量，提升运营管控水平。 湖南丰日以ERP 系统的建设及深入应用带动产、供、销一体化和生产过程管理信息化、并集成系统（ERP、OA等）相关信息的基础上优化三大计划（销售、生产、物料采购）管控及物料供应链，从而进一步获取订单快速交付优势和成本管控优势。 二、业务流程及组织结构现况分析 业务流程现况分析： ①在财务管理上，目前还没有通过系统利用全面预算、自动核算、资金管控等手段实现对公司更精细化的管理：②业务流程的精细化管理，如针对业务员的管理、物流配送等方面，未实现线上、线下统一管理，未实现物流的跟踪：③在库存信息管理上，企业库存多，需要进行精确的库存管理，才可以减少库存占用量，降低经营成本。只有做到精确的库存管理才能既满足销售需求又不至于过多备货，确保畅销产品原料不断货，并减少库存损失，使用库存盘点单，针对现有库存数量进行多维度的盘点；④供应链与财务未实现一体化，购、销、存、生产均不能实时传递到总账生成凭证，财务数据的实时性、准确性得不到保证且财务人员工作量繁重。 组织结构现况分析： ①集团企管部负责对公司的信息化进行规划，信息部原归属技术部门管理，没有集团总部整体概念，不能随时解决公司的整个问题，出现脱节现象，导致两化融合建设进程慢。按两化融合贯标要求，信息部归属总部，统管公司两化融合规划： ②原先销售订单、采购计划单等以纸质单传递，效率低且容易错误，经系统线上传递既提高效率，又确定一致性：③销售、采购、生产等部门均设统计人员，数据不一致且准确性差，通过系统自行统计，且数据准确。 三、业务流程与组织结构优化方案 项目组指定信息部负责建立优化方案实施与执行过程的管理机制，制定优化方案，确定各部门责任人，听取各方面意见，经公司分管领导批准后，获取本次打造新型能力业务流程优化，对销售订单管理流程，采购计划管理流程，供应商管理流程，生产任务管理流程，生产任务变更管理流程，财务核算流程，退、换货处理流程： 部分流程优化情况如下： 业务 流程 销售订单管理流程 优化前 销售订单的管理流程均在线下进行，销售订单审批时业务员核实生产和库存，以及对订单的盈亏核实周期长、难度大，难以给客户快速准确的回复，导致了顾客满意度下降。 优化后 销售订单的管理流程通过系统在线进行，交付期可以通过的生产和库存的情况，订单和盈亏情况可以通过系统即时准确计算出，可以快速准确的给予顾客回复，提升顾客满意的同时，降低了企业成本管控的风险。 业务流程

采购计划管理流程 供应商管理流程 由于生产和库存信息的共享水平低，采购人员获导致部分物料过度采购，导致物料呆滞，部分材料采购不及时，导致生产中断。 供应商的绩效信息系统更新繁琐，效率低，且共享程度差，采购人员往往凭主观印象进行下单，采购决策受人为影响大，往往不能采购到性价比最高的物料。 通过信息系统传递和共享生产计划和仓库的实划准确合理，使物料过度采购，物料呆滞，部分采购不及时，生产中断的现象大大降低。 通过生产检验等部门的数据录入系统自动获取供应商绩效信息，如交付周期，及时率，价格，物料合格率等，信息可以实时更新共享给采购员作为采购决策的准确依据，以此提升了物料的交付及时率和品质，采购物料的性价比可更高。 生产任务的执行进度在线下进行，业务员要了解进度需询问有关人员，或现场确认，效率低，当出现进度落后于计划的情况时，不能及时了解和跟催也不能及时向顾客反馈。 生产任务的执行进度在系统上自动更新，业务人员可以通过系统实时了解各订单的进度，当你出现进度落后于计划的情况时，系统能自动提醒以方便业务和管理人员及时跟催，提高了交付及时率。 由于在线下进行，当顾客需求发生变更时，经过的变更时信息传递到生产存在滞后且不准确，往通过顾客需求发生变更时，经过确认的变更信息可自动即时传递到生产，生产可即时作出响应，取的信息不准确，不全面，采购计划往往不合理，时更新数据，由系统自动生成采购计划，采购计生产任务管理流程 生产任务变更管理 往当信息传递到一线时，车间已完成生产任务。 避免因信息传递滞后造成损失。 由于物料的生产消耗的历史数据统计复杂困难，仓库管理流程 通常凭仓储人员的经验设定物料的安全库存量，准确性与合理性不高，经常导致某些物料出现滞存品，造成资金积压，而某些库存不足，影响生产。 财务核算制造核算流程 退货换货处理流程 货物销售给客户后，验收时发现有货物问题，退回工厂，仓库再入库，业务人员填写销货单，到财务部确认时流程长，不能及时，且货款确认时易出差错。 各类财务报表如固定资产核算报表、销售日报表、应收款报表、资金日报表、财务月报表、销售月报表统计需通过人工录入，周期长，效率低利用系统统计分析常用的物料，零部件使用量，合理制定建立安全库存量，安全库存的设定有依据合理准确；生产中断，物料滞存现象大大减少，提升了生产计划达成率以及订单交付准时率。 业务流程 系统能准确适时自动出现具财务管理报表，如资产核算报表、销售日报表、应收款报表、资金日报表、财务月报表、制造月报表等，流程简单明出错高，难为管理者决策提供准确及时的依据。 了，为管理者提供准确及时的依据。 业务人员第一时间在系统上填写销货单，针对此销售单重新生成销售单，并出库，流程简单清晰。 组织结构： 1) 信息部归属公司总部，统一管理公司两化融合规划和信息化管理工作，增加一名系统维护人员； 2) 由于系统上线，提升了信息沟通，共享的便捷性，取消了合同订单传递人员，并对相关岗位进行职能调整； 3) 精减取消了财务统计、仓库统计岗位 关联部门： 生产部、财务部、技术部、企管部、市场部等 优化统计负责：企管部 优化实施：企管部、生产部、财务部、市场部、生产部 完成时间：年月 部门会签： 管理者代表审批： 量化指标 1、采购订单及时交付率 2、研发周期 指标解释 采购订单按时交付的比例 本 年 未 当前指 上年未的指标目标标实际实际值 值 值 92 92.5 91 指标单位 负责单位 责任人/签字 ％ 供应部 需求报告输入到船检审核完成 首次生产不合60 58 65 天 技术部 3、首次生产合格率 格品数量/首次生产总量*100％ 95 96.5 94 ％ 质量部 4、人均发货产值 5、增值生产效率 期间产值与期间销售率平均人数的比例 产出产品标准工时与总投入工时比 单船的生产费用与105 108 100 ％ 市场部 500 550 450 万天 销售部 6、制造费用率 单船营销总价比率，生产费用含人力成本、水电费 13 12.5 14 ％ 财务部